Canales y medios de almacenamiento de la información
Los canales en que se encuentra almacenada la información recolectada para cumplir a cabo con las finalidades antes descritas son:
Deb Inmobiliaria: (Sistema de información contable): Se almacena la siguiente información: Tipo de Identificación, Número de identificación y Nombre, datos relativos a los arrendamientos, a al administración de propiedad horizontal, y enarca los servicios que se ofrece la empresa, el software se encuentra licenciado
Listados de clientes, arrendatarios, deudores solidarios, propietarios, residentes de las oficinas o unidades: Se cuenta también con archivo físico y electrónico que contiene la siguiente información: Hoja de actualización de datos, Certificado de tradición y libertad, algunos pueden contener información referente a eventuales procesos jurídicos y contener información referente a la identificación, nombre del deudor y última dirección registrada, así como también la información referente al abogado que lleva el caso, tal como nombre, identificación y número de tarjeta profesional, en concordancia con los requerimientos de las leyes 820 de 2003 y 675 De 2001.
Libros oficiales y carpetas: Se tienen carpetas físicas con los recibos de caja, consignaciones, egresos y soportes de estos (en algunos documentos puede haber información personal). Estas carpetas con la contabilidad aprobada, se empastan.
Documentos Generales: Se tiene un archivo físico que contiene comunicaciones y documentos provenientes de autoridades competentes como la Alcaldía, de los bancos (extractos), contratos de mantenimientos y eventuales procesos jurídicos entre otros (en algunos documentos puede haber información personal).
Proveedores: El almacenamiento electrónico o digital de la información es mediante el sistema contable y la trazabilidad de correos electrónicos. En el archivo físico, se manejan las carpetas de egresos y contratos que conservan la información de los proveedores con la siguiente información, cotizaciones, facturas, comprobantes de egreso, RUT y certificaciones bancarias y/o soportes de consignaciones o transferencias.
SG – SST: Se tiene documentación y almacenamiento de información en digital y en físico (en algunos documentos tales como planillas, formatos, capacitaciones, etc., puede haber información personal).
PQRS: Se encuentra en digital mediante la trazabilidad de correos electrónicos y en físico con el almacenamiento de la siguiente información: Tipo de requerimiento (Petición, Queja, Reclamo o Sugerencia), Nombres y apellidos, Tipo y número de identificación, Teléfono de contacto, Descripción, Forma cómo desea recibir la respuesta (Físico o correo electrónico), y espacio para adjuntar soportes y/o documentos. Y en físico mediante el formato que contiene la siguiente información: Tipo de requerimiento (Petición, Queja, Reclamo o Sugerencia), Nombres y apellidos, Tipo y número de identificación, Teléfono de contacto, Descripción, Forma cómo desea recibir la respuesta (Físico o correo electrónico), y espacio para adjuntar soportes y/o documentos.
Soportes de Compras: Todos los soportes de compra, con ingresos, comprobantes de egreso, consignaciones y la contabilidad
Base de Datos en Excel: Contiene la información referente a la identificación de la unidad, propietario, arrendatario, placas de vehículos, contacto de inmobiliaria en caso de ser procedente, entre otros.